السكرتير الناجح: المهام الوظيفية للسكرتارية والمهارات المطلوبة

هل تعلم أن الشركات نوعين ؟

أجل 

شركات تصنيع و شركات خدمات

شركات تصنيع منتجات مثل الأثاث والشاش 

شركات الخدمات مثل الفنادق والبنوك وصالونات الشعر وهي شركة بدورها لديها أقسام مختلفة وبعض الإدارات الفريدة من نوعها على سبيل المثال المطابخ التي تنفرد بها الفنادق والتي قد لا تجدها في البنوك وبعض الإدارات شائعة عبر الشركات، أحد هذه الأقسام هو قسم الإدارة وفئة وظيفية واحدة هي سكرتير أو مساعد إداري.

 

من أين جاءت وظيفة السكرتارية؟ 

وظيفة السكرتارية هي فئة وظيفية واحدة حيث يكون مكانها دورًا داعمًا في  المنظمة حيث يُطلب من السكرتير تولّي جميع المهام  الإدارية بالإضافة إلى المهام الكتابية

ظهر هذا الدور منذ فترة طويلة بسبب الحاجة إلى أشخاص مسؤولين يمكن أن يكونوا بمثابة مساعدين للشخصيات المهمة.

عُرف السكرتير بأنه من يقوم بتدوين الملاحظات والعمل في كثير من الأحيان كمستشارين موثوقين، كما تعلم أيضًا كيفية التحدث والكتابة بالعديد من اللغات.

سكرتيرة على المكتب تؤدي مهامها الوظيفية

 المهام الوظيفية للسكرتارية

يستخدم السكرتارية اليوم أجهزة الكمبيوتر والانترنت وتقنيات المكاتب المتقدمة الأخرى لأداء وظائف مهمة في شركات مختلفة. يمكن أن يكون للسكرتير واجبات مختلفة حسب مكان عمله، وعليه الحفاظ على عمل المكاتب بسلاسة من خلال قيامه بالمهام الوظيفية التالية:

  1. الرد على المكالمات الهاتفية
  2. إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني
  3. إنشاء وتنظيم جداول الأعمال والملفات
  4. جدولة الاجتماعات
  5. استقبال الزوار في الشركات الصغرى قد يشارك السكرتير في هذه المهمة أيضًا
  6. العمل كمساعدين شخصيين
  7. تنسيق وإدارة  المشاريع المختلفة حيث يعمل الموظفون المبتدئون تحت الإشراف حتى الآن اعتمادًا  على حجم مستوى الموظف ومسؤولياته
  8. ترتيب  المواعيد وتنظيم السفر

المهارات المطلوبة لوظيفة السكرتارية

المهارات الشخصية للسكرتارية

  1. مهارات الاتصال 
  2. مهارات إعداد التقارير
  3.  إلقاء العروض التقديمية
  4. النظام والالتزام
  5. العمل بفعالية تحت الضغط

المهارات التقنية للسكرتارية

  • مهارات Microsoft المكتبية
  • إتقان برنامج Outlook
  • إدارة التوريد
  • استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للتواصل مع العملاء
  • الانترنت وتطبيقاته 
  • مهارات البحث
  • السرعة والدقة في كتابة الأعمال التجارية

مميزات وظيفة السكرتارية

  • تتيح لك هذه الوظيفة العمل في مجالات مختلفة ، وهذا يزيد من فرص العمل الخاصة بك من نواح كثيرة، فأنت وجه شركتك، وتتفاعل مع معظم الأشخاص في الشركة وأيضًا عملائك 
  • تمنحك وظيفتك عمومًا وقتًا للدراسة ، أوصي بشدة أن تستفيد من هذا الجانب ، استخدم أي وقت فراغ لتعزيز معرفتك ، لذا إذا كنت تعمل في شركة تأمين ، فحاول فهم أعمالهم ، فهذه المعلومات سوف تساعدك بالتأكيد.

 لا توجد  مؤهلات أكاديمية محددة للدور الوظيفي ولكنها ستكون ميزة إضافية  إذا كان  المرشح حاصلًا على شهادة في اللغة الإنجليزية وتكنولوجيا المعلومات والإدارة وعلوم المعلومات  وغير ذلك الكثير.

 بيئة العمل التجارية والمكتبية هي جوانب أخرى يمكن أن تكون  ميزة إضافية للموظفين.  هناك العديد من أرباب العمل الذين يختارون السكرتارية حيث  يكون عدد قليل منهم جمعيات خيرية ، وشركات محاماة ، ومستشفيات ، وحكومات محلية ووطنية  

هل أحببت مهنة السكرتارية ؟

المصادر: 

  1. https://www.youtube.com/watch?v=uB-0AykgioI&t=112s 
  2. https://www.youtube.com/watch?v=sowvos090ew&t=61s 

 

Leave a comment

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *